Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Yrityksen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Pintaväri Oy
Niittytie 25, 01300 Vantaa
09 877 0680

helsinki@pintavari.fi

2 Rekisterin nimi

ASIAKAS- ja YHTEISTYÖKUMPPANIREKISTERI

3 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpaneminen ja/tai oikeutettu etu asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella.

Henkilön suostumuksella voidaan tietoja kerätä ja käyttää markkinointitarkoituksiin ja tapahtumien tai tilaisuuksien järjestämisiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja
• sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
• asiakassuhteemme hoitaminen,
• tapahtumien järjestäminen
• asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
• sähköinen suoramarkkinointi,
• mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan rekisteröityjen henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää, kulutustottumuksia Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

4 Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste*, salasana, asiointikieli;
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*;
• yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot;
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot.
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

5 Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä rekisteröidyltä itseltään, yritysasiakkailtamme, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

6 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita:

• taloushallinnossa
• markkinoinnissa ja tapahtumien järjestämisessä
• asiakasrekisterijärjestelmässämme
• tietohallinnossa
• logistiikassa ja varastoinnissa

Olemme ulkoistaneet mainontaamme ulkopuoliselle mainostoimistolle, joka toimii meidän lukuumme ja puolestamme ja vain sopimassamme mainostarkoituksessa. Olemme varmistaneet mainostoimiston kanssa tehtävin tietojenkäsittelysopimuksin sen sitoutumisen rekisteröityjen henkilötietojen suojaamiseen tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Asiakasrekisteriämme hallinnoidaan kolmannen osapuolen tuottamassa järjestelmässä.

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin sekä niitä täydentäviin asianmukaisiin suojatoimiin, tai siirto perustuu muuhun tietosuoja-asetuksen 46 artiklan mukaiseen suojatoimeen.

7 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja asiakassuhteen ajan ja kuusi seuraavaa kalenterivuotta tuotteiden tai palvelun laskuttamisvuoden jälkeen

Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

8 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on pääsy itselläsi tietoihisi, voit myös itse muokata niitä. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa se tai muuttaa sitä.

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

9 Evästeet

Sivustoillamme käytetään evästeitä. Evästeitä voidaan käyttää selaimen ja palvelimen välisen yhteydenpidon ohjaamiseen, käyttäjän tunnistamiseen sekä sisällön kohdentamiseen.
Evästeiden käytön voi halutessaan estää selaimen asetuksia muuttamalla. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluiden toimivuuteen.

Käytämme sivustoillamme kävijätietojen analysointiin Google Analyticsia.

10 Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti asiakaspalveluumme. Yhteystiedot kohdassa 1.

11 Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

 

Päivitykset ja muutokset

15.10.2021 Julkaistu Pintaväri Oy tietosuojaseloste asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteristä